Hoe voorkom je chaos na je vakantie?

BAS Solutions, Erwin van der Ploeg

Delen


Ik kan niet op vakantie. Dan gaat alles mis!

Hoe erp software je een rustige vakantie geeft

Het is augustus en Hans komt terug van een welverdiende zomervakantie. Heerlijk met zijn gezin 2 weken naar de zon geweest. Hans is ondernemer en helemaal zonder het werk kan hij niet.

Eigenlijk kan hij wel zonder, maar kunnen zijn collega’s niet zonder hem. Hans heeft veel kennis en die gebruiken zijn collega’s maar graag. Het bedrijf heeft hem nodig en dus heeft Hans goede afspraken gemaakt. 1 uur per dag inloggen in het systeem en de belangrijkste zaken behandelen. Hans had het allemaal goed geregeld, tenminste dat dacht hij.

Hans is aangekomen in zijn hotel en probeert in te loggen via ‘extern bureaublad’ van zijn computer op kantoor. Helaas hij krijgt geen verbinding, de firewall van het hotel laat dat niet toe. Hans kan niet inloggen, dus hoe krijgt hij nou toegang tot zijn mappen en bestanden? Hans had duidelijk afspraken gemaakt met zijn collega’s, maar helaas lagen deze afspraken niet goed vast. Tenminste, niet op een voor iedereen duidelijke en gestructureerde manier. Johan wilde een nieuwe offerte maken, maar was niet zeker over de standaard prijsafspraken met de klant. Johan heeft de klant geïnformeerd dat de offerte later komt.

Voor zijn vakantie had Hans nog een klacht aangenomen van zijn beste klant. Hij had de plooien mondeling wel weer glad gestreken, maar moest nog wel een en ander uitzoeken en terug koppelen. De klant had gebeld naar de status hiervan, maar helaas was dit bij de anderen niet bekend. De klant was perplex dat zijn klacht niet goed werd opgevolgd. Terug bel notities, statussen van lopende prospects. Helaas niet geregistreerd, maar in losse noties op de stapel op iemand bureau. Bij het magazijn heeft een vervoerder 2 pallets materialen gelost, maar niemand weet waarvoor deze zijn.

Herken je delen van dit verhaal? Je bent helaas niet de enige. Het is niet verzonnen, maar het zijn echte situaties welke wij geregeld tegenkomen. Bedrijven die moeite hebben om hun werkwijze te optimaliseren en vlekkeloos uit te voeren. Bedrijven die nog steeds met moeilijke ‘inbel verbindingen’ werken en geen toegang hebben tot belangrijke informatie vanaf iedere plek waar ze zijn. Bedrijven die steeds meer collega’s in dienst hebben, maar de informatie nog steeds behandelen alsof ze alleen werken. Losse notities en mondelingen afspraken. En natuurlijk is Excel hun beste vriend en wordt de informatie in verschillende mappen en bestanden bewaard. Maar waar stond dat bestand ook alweer of hoe heet dat bestand ook alweer? Het zijn maar enkele voorbeelden, van hoe het langzaam verkeerd kan gaan.

Het is voor een bedrijf belangrijk om controle houden over de werkwijze en uitvoering hiervan. Procesbeheersing is van een must! Werkzaamheden moeten op een vooraf gedefinieerde manier worden uitgevoerd. Informatie moet op een gestructureerde en eenduidige manier worden opgeslagen en verwerkt. Op deze manier is het voor iedere werknemer duidelijk hoe te werken, waar op te letten en waar de informatie te vinden. Voor de veiligheid van de informatie wordt per werknemer zijn rol vastgelegd met daaraan gekoppeld zijn toegang en rechten.

BAS Solutions adviseert bedrijven al jaren over het gebruik van ERP Software bij de ondersteuning van hun bedrijfsprocessen. Ons advies is om gebruik te maken van software welke aansluit bij jouw visie op jouw bedrijf. Wil je winstgevender worden of verder groeien, dan moet je alles goed op orde hebben. Wil je flexibel zijn en je software overal beschikbaar hebben? Maak dan gebruik van een cloud software oplossing, zoals BAS-ERP.

Delen

WIL JE WETEN OF ERP SOFTWARE OOK VOOR JOUW BEDRIJF GESCHIKT IS?